Basiswissen zum Thema Datenschutz

Definition

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Beispiele

• Stammdaten: Vorname, Nachname, Adresse, Geburtsdatum
• Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Allgemeine Personendaten: Vorname, Nachname, Titel, Alter, Jobbezeichnung, Foto, Familienstand, Hobby, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Online-Daten: Geräte-Identifikationsdaten, IP-Adresse, Meta-Daten, Verbindungsdaten, Protokoll- und Logdaten, Inhaltsdaten (Chats)
• ID-Kenn-Nummern: KFZ-Zeichen, Identifizierungsnummern wie Steuernummer, Personalausweisnummer, Matrikel-Nummer, Sozialversicherungsnummer
• Gesundheitsdaten: Diagnosen, Arzttermine
• Ort und Zeit: Standortdaten/Geolokation, Zeitdaten, Termindaten, Kursdaten
• Bank-, Finanzdaten, Vermögensdaten: Gehaltsdaten, Bankdaten, Kontoauszüge, Schulden, Insolvenz, Grundbucheintrag, KFZ-Briefe
• Physische Daten: Statur, Geschlecht, Augenfarbe, Größe, Gewicht
• Werturteile: Bewerbungen, Zeugnisse, Berichte, Zertifikate, Qualifikationen
• Strafrechtliche Daten: Strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten, Führungszeugnisse mit Eintrag

Definition

„Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten“ sind Daten, aus denen

• die ethnische Herkunft, 
• politische Meinungen, 
• religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder 
• die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgeht, 

sowie die Verarbeitung von 

• genetischen Daten, 
• biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, 
• Gesundheitsdaten oder 
• Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

ACHTUNG

Die Verarbeitung dieser Kategorien ist untersagt. Wenn Sie diese Kategorie verarbeiten wollen, benötigen Sie neben der Rechtsgrundlage aus Art. 6 DSGVO zusätzlich einen Ausnahmetatbestand aus Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

„Verarbeitung“ – jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche ausgeführte Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie

• das Erheben, 
• das Erfassen, 
• die Organisation, 
• das Ordnen, 
• die Speicherung, 
• die Anpassung oder Veränderung, 
• das Auslesen, 
• das Abfragen,
• die Verwendung,
• die Offenlegung durch Übermittlung, 
• die Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, 
• den Abgleich oder die Verknüpfung, 
• die Einschränkung, 
• das Löschen oder 
• die Vernichtung.

Dabei ist es egal, ob die Verarbeitung nur teilweise oder ganz automatisiert stattfindet.

Auch wenn es sich um eine nicht-automatisierte Verarbeitung handelt, müssen Sie die Vorgaben der DSGVO einhalten, wenn diese Daten in einem Dateiensystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen. Dieser Zusatz im Art. 2 Abs. 1 DSGVO soll sicherstellen, dass auch analoge Dateien (wie z. B. Aktenordner oder nicht digitalisierte Archive) von der DSGVO umfasst sind.

• Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich nicht oder nur unter ganz bestimmten Vorgaben erlaubt. Hierbei ist zwischen den zuvor genannten Datenarten zu unterscheiden.
• Die Verarbeitung von „personenbezogenen Daten“ ist nur rechtmäßig und somit erlaubt, wenn Sie einen der Erlaubnistatstände (Rechtsgrundlage) nach Art. 6 DSGVO erfüllt.
• Die Verarbeitung von „besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten“ ist prinzipiell untersagt! Diese Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine der in Art. 9 DSGVO benannten Ausnahmen zutrifft.
• Die Verarbeitung von „personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten“ darf nur unter behördlicher Aufsicht erfolgen oder wenn ein Gesetz Sie dazu verpflichtet. Ansonsten ist auch diese Verarbeitung untersagt!