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Mit anderen Unternehmern zusammenzuarbeiten, ist das A und O im Geschäftsleben. Es gibt wohl kaum Unternehmen, die nicht auf die eine oder andere Weise mit anderen Unternehmen kooperieren oder Leistungen von diesen einkauft.
Wenn Sie Schritt 07 bearbeitet haben, haben Sie bereits erfahren, dass bei der Zusammenarbeit mit Dritten auch der Datenschutz eine wichtige Rolle spielt. Je nach Art der Zusammenarbeit bedarf es einer speziellen vertraglichen Grundlage nach Datenschutzrecht. In diesem Schritt 08 prüfen Sie, ob die geplante Zusammenarbeit eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Datenschutzrecht darstellt. Wenn dies der Fall ist, benötigen Sie eine vertragliche Grundlage – die Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit.
Übrigens werden gern auch die englischen Begriffe Joint Control oder Joint Controllership genutzt, um die gemeinsame Verantwortlichkeit zu bezeichnen.
Sobald Sie vorhaben, ein Unternehmen mit Leistungen zu beauftragen oder mit diesem zusammenzuarbeiten, müssen Sie prüfen, wie die Zusammenarbeit in Bezug auf den Datenschutz einzustufen ist. Dieser Schritt 08 steht im engen Zusammenhang mit Schritt 07.
Es ist zu entscheiden, ob eine Verarbeitung
1. eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit dem Vertragspartner, bei der Sie gemeinsam Zweck und Mittel der Verarbeitung bestimmen,
ODER
2. eine Auftragsverarbeitung, bei der Sie über Zweck und Mittel der Verarbeitung bestimmen und Weisungen an den Vertragspartner erteilen,
ODER
3. eine eigenverantwortliche Leistung des Vertragspartners, bei der Ihr Vertragspartner nach Erhalt der Daten eigenverantwortlich handelt,
darstellt.
... keine hierarchische Struktur besteht.
Zur Prüfung können Sie unsere Checkliste Gemeinsame Verantwortlichkeit nutzen, die Sie unter Arbeitshilfen abrufen können. Dort sind auch mehrere Beispiele für die Gemeinsame Verantwortlichkeit aufgeführt.
... eine hierarchische Struktur besteht.
... Ihr Auftragnehmer bzw. Vertragspartner Ihren Weisungen zur Verarbeitung unterworfen ist.
... Sie allein Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen.
Wenn sich im Rahmen der Prüfung ergibt, dass ein Fall der Auftragsverarbeitung vorliegt, gehen Sie bitte weiter zum Schritt 07 – Auftragsvergabe.
Visabeschaffungsdienstleister, die hierfür vom Arbeitgeber die Beschäftigtendaten erhalten
Liegt kein Fall der gemeinsamen Verantwortlichkeit oder Auftragsverarbeitung vor, so entscheidet der Vertragspartner in der Regel eigenverantwortlich über seine Datenverarbeitung personenbezogener Daten. Es handelt sich insoweit um eine Inanspruchnahme fremder Fachleistungen bei einem eigenständig Verantwortlichen. Ein spezieller datenschutzrechtlicher Vertrag ist nicht erforderlich, jedoch bieten sich Regelungen zum Datenschutz an.
Inkassodienst mit Forderungsübertragung,
Bankleistungen für den Geldtransfer,
Postdienstleistung für den Brieftransport
Die Bewertung müssen Sie anhand der tatsächlichen (objektiven) Gegebenheiten vornehmen. Ob der Vertragsgegenstand mit gemeinsamer Verantwortlichkeit oder Auftragsverarbeitung bezeichnet wird, ist nicht entscheidend.
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinen bisherigen Entscheidungen die Kriterien für ein Vorliegen einer Gemeinsamen Verantwortlichkeit eher niedrigschwellig ausgelegt. So kann, auch wenn einer der Beteiligten keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten hat, eine Gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegen. Zudem muss nicht die gesamte gemeinsame Zusammenarbeit bewertet und eingeordnet werden. Es ist möglich, dass nur für einen bestimmten Bereich oder eine Verarbeitungsphase eine Gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt und im Übrigen die zusammenarbeitenden Parteien eigenverantwortlich arbeiten.
Facebook Fanpages – EuGH, Urteile vom 05.06.2018 – C-210/16
Zeugen Jehovas – EuGH, 10.07.2018 – C-25/17
Fashion ID 29.07.2019 – C-40/17
1. Der eigentliche (zivilrechtliche) Vertrag, in dem Sie insbesondere die Leistung, Entgelte, Rechte und Pflichten, Preise und Laufzeit regeln.
2. Die (datenschutzrechtliche) Vereinbarung über die Gemeinsame Verantwortlichkeit, die die Aufgabenverteilung unter den Beteiligten in datenschutzrechtlicher Hinsicht regelt. Diese wird nachfolgend näher vorgestellt.
Zum Inhalt der Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit macht das Gesetz in Art. 26 DSGVO konkrete Vorgaben.
Mit unserer Checkliste zur Prüfung der Gemeinsamkeit können Sie Vertragsentwürfe auf die Erfüllung dieser Anforderungen hin prüfen bzw. Verträge gestalten. Die Checkliste können Sie unter Arbeitshilfen abrufen.
Der Vertrag muss nicht zwingend in einer bestimmten Form geschlossen werden. Zu empfehlen ist mindestens die Textform, wobei der Vertrag auch auf elektronischem Wege geschlossen werden kann.
Der Vertrag ist in transparenter Weise zu fassen, d. h. der Vertragsinhalt muss übersichtlich und verständlich dargeboten werden.