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In diesem grundlegenden Schritt verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre IT-Struktur. Im Anschluss erstellen Sie das nötige Verarbeitungsverzeichnis. Damit erledigen Sie eine gesetzliche Pflichtaufgabe.
Ein Überblick der IT-Struktur im Unternehmen ist grundlegender Bestandteil der Datenschutzorganisation und auch im Ernstfall eines Cyberangriffs jede Mühe wert. Ohne die Kenntnis, wo und wie die Daten durch Ihr Unternehmen fließen, können Sie die erforderlichen Maßnahmen in Sachen Datenschutz und ‑sicherheit nicht identifizieren. Zum Beispiel sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, Informationen und Auskünfte über Ihre Datenverarbeitungsvorgänge zu erteilen.
Anschließend können Sie anhand der Übersicht nachvollziehen, wie die Daten durch die IT-Struktur fließen. So lassen sich die damit einhergehenden Datenverarbeitungsvorgänge (sog. Verarbeitungstätigkeiten) identifizieren, um diese dann in einem Verarbeitungsverzeichnis zu erfassen. Auch die herkömmlichen „analogen“ Datenverarbeitungen sind zu berücksichtigen.
Die IT-Struktur in Ihrem Unternehmen ist Ihnen bestens vertraut? Fein, dann können Sie gleich loslegen und eine grafische Übersicht zu den eingesetzten Geräten, Schnittstellen und Datenflüssen erstellen. Alternativ können Sie die Angaben in Tabellenform (Was – Wo – Wie) erfassen. Falls doch noch Fragen offen sind, holen Sie zunächst Informationen bei Ihrem IT-Verantwortlichen oder externen Dienstleister ein.
Der Vorteil einer grafischen Übersicht wird offenbar, wenn diese vor Ihnen liegt. So können Sie auf einen Blick die Datenflüsse sehen und Einfallstore für Angriffe identifizieren.
Machen Sie sich nun Notizen zu den eingesetzten Systemen, den verarbeiteten Daten, den Datenflüssen und den Standorten und Zugriffsmöglichkeiten durch die betreffenden Personengruppen und ordnen diese entsprechend zu.
Eine Liste der Speicherorte Ihrer Daten hilft Ihnen auf vielfältige Weise. Sie bleiben Herr der Daten und wissen im Fall einer Betroffenenanfrage, wo die betreffenden Daten zu finden sind. Der jährliche Frühjahrsputz macht Ihnen auch keine Sorgen, da Sie stets wissen, wo sich die zu löschenden Daten befinden.
Nachdem Sie eine Übersicht zur IT-Struktur und den Datenflüssen erstellt haben, verfolgen Sie nun den Fluss der Daten durch Ihre IT-Struktur. So identifizieren Sie die einzelnen Datenverarbeitungsvorgänge (sog. Verarbeitungstätigkeiten), um sie in einem Verarbeitungsverzeichnis zu erfassen.
Sie müssen ein Verarbeitungsverzeichnis nicht gänzlich neu erfinden, sondern können auf Vorlagen, Muster und Software zurückgreifen.
Über den erforderlichen Inhalt des Verarbeitungsverzeichnisses informieren Sie sich bitte im Basiswissen.
